書類は適切な保存期間で管理することでコストや場所を最適に保てます。

 

書類の保存期間(法律の改正により期間が変更になる場合がございます。)

 

保存期間 分類 文書名
2年 人事・労務 健康保険・厚生年金保険に関する書類
人事・労務 雇用保険に関する書類
3年 人事・労務 労働者名簿
人事・労務 雇入れ・解雇・退職に関する書類
人事・労務 総務・庶務関係四半期報告書、半期報告書およびその訂正報告書の写し
人事・労務 賃金その他労働関係の重要書類
人事・労務 (労働時間を記録するタイムカード、残業命令書、残業報告書など)
人事・労務 労働保険の徴収・納付等の関係書類
人事・労務 労災保険に関する書類
人事・労務 派遣元管理台帳
人事・労務 派遣先管理台帳
人事・労務 身体障害者等であることを明らかにすることができる書類
人事・労務 (診断書など)
人事・労務 賃金台帳
4年 人事・労務 雇用保険の被保険者に関する書類
5年 経理・税務 監査報告
経理・税務 会計監査報告
経理・税務 会計参与が備え置くべき計算書類、附属明細書、会計参与報告
総務・庶務 事業報告5年
総務・庶務 有価証券届出書・有価証券報告書およびその添付書類、訂正届出(報告)書の写し
総務・庶務 産業廃棄物管理票(マニフェスト)の写し
総務・庶務 産業廃棄物処理の委託契約書5年
総務・庶務 従業員の身元保証書
総務・庶務 誓約書等の書類
7年 経理・税務 税務関係取引に関する帳簿(仕訳帳、現金出納帳、固定資産台帳、売掛帳、買掛帳など)
経理・税務 決算に関して作成された書類(上に挙げた、会社法で10年保存が義務づけられている書類以外)
経理・税務 取引証憑書類(請求書、注文請書、契約書、見積書、仕入伝票など)
経理・税務 電子取引の取引情報に係る電磁的記録(取引に関して受領または交付する注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類に通常記載される事項の記録)
経理・税務 源泉徴収簿(賃金台帳)
経理・税務 課税仕入等の税額の控除に係る帳簿、請求書等(5年経過後は、帳簿または請求書等のいずれかを保存)
10年 経理・税務 計算書類および附属明細書(貸借対照表、損益計算書、株主資本等変動計算書、個別注記表)
経理・税務 会計帳簿および事業に関する重要書類(総勘定元帳、各種補助簿など)
永久 総務・庶務 定款永久総務・庶務関係株主名簿等
総務・庶務 登記・訴訟関係書類等
総務・庶務 知的所有権に関する関係書類(特許証や登録証、特許料や登録料の受領書など)
総務・庶務 社規・社則およびこれに類する通達文書
総務・庶務 効力の永続する契約に関する文書
総務・庶務 重要な権利や財産の得喪等に関する文書
総務・庶務 社報・社内報、重要刊行物
総務・庶務 製品の開発・設計に関する重要な文書

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プライバシーマークとは

プライバシーマーク制度は、日本工業規格「JIS Q 15001個人情報保護マネジメントシステム―要求事項」に適合して、個人情報について適切な保護措置を講ずる体制を整備している事業者等を認定して、その旨を示すプライバシーマークを付与し、事業活動に関してプライバシーマークの使用を認める制度です。