ワラケン書類保管トランクルーム名古屋

入出庫費用・廃棄費用無料!!
必要な書類のお届け無料!!!

*対象エリアは名古屋市内及び名古屋市近郊です。その他の地域につきましてはご相談下さい。
また条件により有料となる場合がございます。


書類保管サービスが選ばれている理由

個人情報、機密情報などの管理に不安を感じる。


書類保管サービスは、書類の危機管理対策が確立できます。

  1. 情報源を社外に隔離することにより、情報への物理的コンタクトが制限できます。
  2. 地盤調査と国土交通省の基準を満たした施設により、人的及び自然災害リスクに対応しています。
  3. 社外に預けるという作業のなかで、書類保管のルールとデータベース化が確立します。
  4. 書類の発生から廃棄処分までのトレーサビリティーが確立します。

書類保管サービスは、書類管理コストの見える化が図れます。

  1. 多くの場合、保管個数に比例した料金なので、実勢にあった費用となります。
  2. 書類の管理にかかる人手と時間を、生産性の高い仕事に置き換えられます。
  3. 定期的な廃棄処分がなされるので、廃棄処理のコストが平準化されます。

書類保管サービスは、各種監査に際し、社内にリスク要因が無いというアドバンテージになります。

ISOやプライバシーマークなどの基準に合わせた社内規定の整備と運用、設備、システムの増強が大幅に簡略化できます。

ワラケンの書類保管管理サービスは多くのお客さまから選ばれています。

ワラケン書類保管トランクルーム名古屋が選ばれている理由

名古屋エリアで50年の実績


地盤の安定した多治見市に立地し、東海地区主要都市からの適度な距離が、時間ロスの少ないデリバリーと災害時のバックアップ機能とを兼ね備えます。

  1. 名古屋市中心部より所要時間1時間30分以内
  2. 豊田、刈谷より所要時間1時間30分以内
  3. 小牧、一宮より所要時間1時間30分以内
  4. 岐阜、大垣より所要時間1時間30分以内

 

 

 


万が一に備えて、各種保険に加入しております。

  1. 火災保険はもとより、寄託貨物賠償責任保険、個人情報漏えい賠償責任保険に加入して万が一の事故の対応を行っております。

書類保管サービスのワラケン外観 書類保管サービスをご利用いただいた書類保存箱は専用回収車両で回収に伺います。 書類保管サービスのスタッフ

 専用Web台帳で書類の管理が行えます。

  1. 書類管理に欠かせない管理台帳を無料でご利用できます。
  2. Webなので、いつでもどこでも、入出庫のご依頼、検索などが行えます。
  3. 各種登録により、閲覧制限や複数個所の一括管理が可能です。
  4. 特別なソフトをインストールする必要がなく、複数のパソコンから同時に利用できます。

文書保管管理サービスで使用するWeb台帳

保管期間満了で廃棄ご依頼いただいた書類は箱ごと無開封溶解いたします。その費用は頂きません。

  1. 書類管理の総合企業だからできるサービスです。
  2. 溶解処理場での証明付「溶解証明書」も発行いたします。

書類保管サービスで保管期間が終了した文書箱は溶解機密末梢いたします

ワラケンでは、保管ノウハウが詰まった専用文書箱(ストレージボックス)の販売も行っております。

  1. A4ファイルボックスが4本収納できる大きすぎず小さすぎずのジャストサイズ
  2. 繰り返し使える差し込み蓋
  3. あえて強度にこだわった折り込み底
  4. 事務所の景観を損なわないデザイン

書類保管サービスでご利用いただける書類保存箱ストレージボックス

書類保管サービスは安全安心の国土交通省認定のトランクルーム

安心・安全の国土交通省認定トランクルーム

認定トランクルームとは、倉庫業法により国土交通大臣の登録を受けた倉庫事業者が防水・防火性能など建築基準法や消防法の規定に合格した構造の建物において顧客の物品を一定期間預かり、保管管理を行うもので、その業務体制が優良である旨の認定を受けた施設です。

プライバシーマーク取得トランクルーム

安心して寄託して頂くため、個人情報についても適切な保護措置を講ずる体制を整備しております。

プライバシーマークとは

プライバシーマーク制度は、日本工業規格「JIS Q 15001個人情報保護マネジメントシステム―要求事項」に適合して、個人情報について適切な保護措置を講ずる体制を整備している事業者等を認定して、その旨を示すプライバシーマークを付与し、事業活動に関してプライバシーマークの使用を認める制度です。

ご利用までの準備

すでに自社書庫で管理している場合

書類保管管理サービスは文書保存箱を自社倉庫で管理
書類保管管理サービスではWeb台帳にて文書保存箱を管理します

〇ケース数や使用頻度を基に、まずお見積いたします。
〇ケースNoはそのままお使いいただけます。

 

 
〇お使いの管理台帳がエクセルにダウンロード可能な場合は、簡単な 処理でWeb台帳に移行できます。
〇紙媒体で管理されている場合は、ご希望により入力代行を致します。

書類保管サービスは文書保存箱を専用回収車両で回収に伺います。

専用車両でご指定の場所に引取に伺います。

キャビネットなどで個別管理している場合

書類保管管理サービスではキャビネットで管理している書類にも最適です

キャビネットなどで管理され箱詰めがお済でない場合は、箱詰め作業をしながら台帳作成を行います。

書類保管管理サービスではファイルごとに箱詰めされていたものもそのまま保管できます

ファイルボックスやファイルごと箱詰めできます。

書類保管サービスは無料で集荷に伺います

集荷のご依頼をWeb台帳より行います。

管理しきれていない場合

書類保管管理サービスは書類管理できていなきても大丈夫
  1. 要る、捨てる、保留するから分類を始めます。
  2. 捨てるものは処分して場所を確保します。
  3. 要るものを、手元に置くもの、預ける物に分類をします。
  4. 手元に置くものはファイル化してキャビネットなどに収納します。
  5. 預ける物は、保管台帳を作製しながら箱詰めします。

書類保管サービスのご利用方法

物の保管、書類保管管理サービスの保管施設がある東濃事業所は岐阜県多治見市にあります
厳重なセキュリティで保管いたします。
書類保管管理サービスのご説明は書類保管管理専門の担当者が詳しくご説明いたします
担当者がお伺いいたします。
廃棄書類溶解サービスと書類保管管理サービスのトランクルーム施設は防犯設備が整っております
保管庫内24時間監視カメラ

ワラケン文書専用トランクルームの対応エリア

愛知県全域、三重県北支地域、岐阜県東濃、中濃、岐阜、西濃地域

書類保管管理トランクルームはロケーション管理システムにより管理されています
書類保管専用書庫で管理

①お問い合わせ

書類保管管理専用ダイヤル( 0120-325-556 )またはメールでお問い合わせ下さい。

②お打ち合わせ

書類管理の専門担当者がご説明、お打ち合わせに伺います。

③契約締結

ご利用が決まりましたら、書類管理サービスのご契約書を締結致します。

④文書保存箱収納

書類保管サービスでは、書類のお預かりは文書保存箱単位で行いますのでお手数ですが、書類の文書保存箱への収納をお願いいたします。尚、既に文書保存箱に収納してある場合はそのままご利用頂けます。文書保存箱がない場合は、書類保存のために開発した文書保存箱も販売致しておりますのでお気軽にご相談下さい。文書保存箱以外のものに収納してある場合もご相談下さい。

⑤Web保管管理台帳登録

書類を文書保存箱収納後、文書保存箱に重複しない様、固有番号をつけて頂き、Web保管管理台帳に1箱単位で登録します。

⑥集荷依頼

ご準備が整いましたら、Web保管管理システムから集荷依頼して下さい。 もちろん、お電話、メール、FAXでも受付致しております。

⑦集荷

集荷日をお打合せした後、弊社よりご指定場所まで原則無料(種類・大きさ・配達地域・集荷条件により有料になる場合がございます。)で集荷にお伺い致します。

⑧預入・保管

集荷後、国土交通省認定の書類管理専用トランクルームにてプライバシーマーク基準で保管管理致します。

⑨お取り寄せ

お預け頂いた文書が必要になった場合、Web保管管理システムから配達のご依頼をして下さい。もちろん、お電話、メール、FAXでも受付致しております。 配達も原則無料にて1箱からお届け致します。

⑩再預入

お届けした文書を再びトランクルームに再びお戻しになりたい場合は、Web保管管理システムから集荷のご依頼をして下さい。 もちろん、お電話、メール、FAXでも受付致しております。原則無料*1にて集荷にお伺致します。

⑪保存期間満了

保存文書の保存期間満了1ヶ月前になりましたら、保存文書満了リストをお送りいたしますので、廃棄のご指示あるいは保存期間延長のご指示をご記入の上ご返送ください。

⑫溶解抹消処理

廃棄のご指示を頂きました文書保存箱は、未開封のまま溶解処理場にて溶解抹消処理をいたします。溶解抹消処理が終わりましたら溶解証明書をお送りいたします。

 

自社便集荷配送エリア

愛知県:全域

岐阜県:東濃、中濃、岐阜、西濃地域

三重県:北勢地域

 

書類の保存期間(法律の改正により期間が変更になる場合がございます。)

 

保存期間 分類 文書名
2年 人事・労務 健康保険・厚生年金保険に関する書類
人事・労務 雇用保険に関する書類
3年 人事・労務 労働者名簿
人事・労務 雇入れ・解雇・退職に関する書類
人事・労務 総務・庶務関係四半期報告書、半期報告書およびその訂正報告書の写し
人事・労務 賃金その他労働関係の重要書類
人事・労務 (労働時間を記録するタイムカード、残業命令書、残業報告書など)
人事・労務 労働保険の徴収・納付等の関係書類
人事・労務 労災保険に関する書類
人事・労務 派遣元管理台帳
人事・労務 派遣先管理台帳
人事・労務 身体障害者等であることを明らかにすることができる書類
人事・労務 (診断書など)
人事・労務 賃金台帳
4年 人事・労務 雇用保険の被保険者に関する書類
5年 経理・税務 監査報告
経理・税務 会計監査報告
経理・税務 会計参与が備え置くべき計算書類、附属明細書、会計参与報告
総務・庶務 事業報告5年
総務・庶務 有価証券届出書・有価証券報告書およびその添付書類、訂正届出(報告)書の写し
総務・庶務 産業廃棄物管理票(マニフェスト)の写し
総務・庶務 産業廃棄物処理の委託契約書5年
総務・庶務 従業員の身元保証書
総務・庶務 誓約書等の書類
7年 経理・税務 税務関係取引に関する帳簿(仕訳帳、現金出納帳、固定資産台帳、売掛帳、買掛帳など)
経理・税務 決算に関して作成された書類(上に挙げた、会社法で10年保存が義務づけられている書類以外)
経理・税務 取引証憑書類(請求書、注文請書、契約書、見積書、仕入伝票など)
経理・税務 電子取引の取引情報に係る電磁的記録(取引に関して受領または交付する注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類に通常記載される事項の記録)
経理・税務 源泉徴収簿(賃金台帳)
経理・税務 課税仕入等の税額の控除に係る帳簿、請求書等(5年経過後は、帳簿または請求書等のいずれかを保存)
10年 経理・税務 計算書類および附属明細書(貸借対照表、損益計算書、株主資本等変動計算書、個別注記表)
経理・税務 会計帳簿および事業に関する重要書類(総勘定元帳、各種補助簿など)
永久 総務・庶務 定款永久総務・庶務関係株主名簿等
総務・庶務 登記・訴訟関係書類等
総務・庶務 知的所有権に関する関係書類(特許証や登録証、特許料や登録料の受領書など)
総務・庶務 社規・社則およびこれに類する通達文書
総務・庶務 効力の永続する契約に関する文書
総務・庶務 重要な権利や財産の得喪等に関する文書
総務・庶務 社報・社内報、重要刊行物
総務・庶務 製品の開発・設計に関する重要な文書